I concetti di smart working e telelavoro sono oggi al centro della rivoluzione dell’impiego professionale e aziendale.
Trovare l’equilibrio tra l’operatività e la vita personale senza intaccare la produttività lavorando da remoto può essere una sfida, ma i vantaggi dati dalla flessibilità dello smart working sono tanti, sia per gli impiegati che per gli imprenditori.
Smart working
Ma come funziona oggi lo smart working? Dopo la pandemia, in cui il boom del telelavoro ha segnato una virata epocale verso soluzioni fluide e miste nella possibilità di restare a casa lavorando o modificando i propri orari di impiego, lo smart working ha assunto nuovi connotati di natura non solo economica ma anche sociale.
Con i progressi della tecnologia digitale, che mette al servizio dei lavoratori soluzioni come video conferenze sempre più performanti, accessi multipli da varie piattaforme, programmi avanzati che richiedono solo una connessione a internet, reti criptate per la tutela dei dati, oggi è possibile affrancarsi dal concetto del tradizionale cartellino e orario di ufficio dalle 9 alle 17.00.
Così facendo, le persone possono raggiungere una migliore integrazione tra vita privata e professionale, con un miglioramento sostanziale del benessere generale.
La possibilità di potersi creare uno spazio-ufficio ideale e più confortevole, invece di essere confinati in un cubicolo o un ufficio stipato di persone, ma anche la scelta dei propri orari in base alle esigenze familiari, ad esempio potendosi prendere pause per accompagnare o prendere i figli a scuola e poi tornare alle proprie mansioni, rende lo smart working appetibile per tutta una serie di classi di lavoratori che non hanno più bisogno di recarsi fisicamente in ufficio, perdendo tempo negli spostamenti e alleggerendo il carico legato allo stress di traffico, folla e confusione.
Per i liberi professionisti e gli imprenditori, il lavoro flessibile diventa uno stile di vita, consentendo loro di coltivare le proprie passioni e di plasmare le condizioni della propria attività. Il vantaggio di poter lavorare da qualsiasi parte del mondo, collaborare con clienti e partner con fusi orari diversi, stabilire la propria timetable anche in base agli impegni extralavorativi è impagabile.
Anche le aziende hanno compreso le potenzialità del telelavoro, perché concedendo soluzioni flessibili possono attirare dipendenti talentuosi e aumentarne la produttività, perché il benessere e la felicità dei sottoposti li porta a lavorare meglio e più efficacemente.
Senza contare, poi, che i costi legati al lavoro in presenza vengono fortemente ridotti, sia dal punto di vista energetico che di usura delle strutture e degli strumenti presenti negli uffici.
Collaborazione online
Per facilitare la collaborazione online, che sta assumendo un ruolo centrale nella gestione di attività e imprese, occorrono strumenti opportuni, che derivano dalla trasformazione digitale a cui stiamo assistendo in questi anni.
Oggi è possibile comunicare in tempo reale anche se si lavora a chilometri, città, continenti di distanza: si può, ad esempio, lavorare sullo stesso file nello stesso momento, condividere file e documenti di grandi dimensioni con i cloud, organizzare riunioni, tenere corsi di formazione, tutto rimanendo sulla rete intranet predisposta dalle aziende.
Così facendo le attività diventano immediatamente più fluide, fruttuose e lineari, perché lo scambio non solo è istantaneo, ma anche collaborativo e partecipato, con una sensibile riduzione dei tempi di attesa e un’apertura verso la creatività e la condivisione.
Le migliori pratiche per il telelavoro
Tuttavia, anche lo smart working nasconde delle sfide che vanno affrontate prima di concedere ai lavoratori di operare da casa.
Vediamo quindi quali sono le pratiche che assicurano il successo del telelavoro:
- Comunicazione: un aspetto cruciale è la comunicazione che deve essere chiara e trasparente: in ogni momento, tutti devono essere consapevoli delle regole, dei ruoli e delle responsabilità che hanno anche lavorando a distanza o in movimento
- Definizione dei tempi: il telelavoro non può e non deve diventare una forma di lassismo o assenteismo dalle proprie mansioni. È dunque fondamentale stabilire delle regole per mantenere un equilibrio sano tra vita privata e attività. D’altro canto, la definizione degli orari è altrettanto indispensabile per non incorrere nell’effetto opposto, ossia giornate intere passate davanti al pc, senza soluzione di continuità. Comunicare le disponibilità ai superiori e ai colleghi e rispettarle è dunque doveroso oltre che vantaggioso per tutti. Separare i luoghi e le attività dedicati al lavoro da quelli per la vita privata è altrettanto indispensabile per evitare sovraccarichi e burn out.
- Riunioni di allineamento: effettuare controlli regolari con i membri del team assicura che restino tutti sulla stessa lunghezza d’onda. Il telelavoro porta spesso a incomprensioni e fraintendimenti, che vanno dissipati organizzando brevi briefing di allineamento per risolvere gli eventuali problemi e fornire le indicazioni per l’operatività. Sono anche l’occasione per fornire feedback costruttivi, che incentiveranno i lavoratori a esprimersi al meglio
- Strumenti di comunicazione: software di gestione dei progetti, piattaforme di videoconferenza, app di messaggistica istantanea dovrebbero essere le armi più importanti dei lavoratori flessibili e per questo vanno integrati e preposti sulla rete aziendale
- Valutazione dell’attività: la capacità di autocritica e autogestione nello svolgimento del lavoro a distanza è fondamentale per incrementare la produttività. Quindi è necessario individuare quali sono i momenti della giornata in cui si lavora di più e con più costanza per dedicarli esclusivamente al lavoro, tenendo traccia delle proprie attitudini e performance
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