Virtual meeting: come organizzare riunioni efficaci online

Virtual meeting, una risorsa o una perdita di tempo?

Quando si tratta di organizzare riunioni aziendali, il rischio di non arrivare al sodo della questione che si vuole risolvere è dietro l’angolo, soprattutto quando non è possibile, per questioni logistiche, essere tutti presenti nello stesso luogo per confrontarsi, ma bisogna ricorrere a meeting da remoto o ibridi.

Tuttavia, con pochi e semplici accorgimenti è possibile organizzare virtual meeting aziendali strategici ed efficaci, che permettono di risparmiare tempo e e ridurre i costi senza compromettere la produttività.

Riunioni online

Il confronto e il dibattito all’interno di un’azienda, sia tra settori diversi che tra dipendenti e superiori, sia tra colleghi dello stesso reparto, è un nodo fondamentale per lo sviluppo dell’impresa.

Lo scambio di idee, progetti e opinioni è infatti il modo migliore per raggiungere gli obiettivi di sviluppo, i goal di produzione, la creazione di nuovi progetti, ma anche per migliorare l’atmosfera e i rapporti tra colleghi.

Con l’avanzare del telelavoro e delle aziende ibride, dove i dipendenti lavorano in parte in presenza e in parte da casa o lontani dall’ufficio, lo strumento del virtual meeting diventa quindi essenziale per mantenere la stessa lunghezza d’onda e la stessa visione d’insieme, condivisa da tutti.

Per facilitare lo svolgimento di queste attività, ecco allora sette regole d’oro da tenere in considerazione per far sì che ogni riunione online sia efficace e produttiva:

1. Pianificazione del virtual meeting: sia chi indice la riunione che chi vi parteciperà deve arrivarci preparato nel modo più appropriato. La pianificazione strategica del briefing dovrebbe quindi lasciare il tempo necessario a tutti i partecipanti di studiare bene l’ordine del giorno, che deve essere chiaro e semplice, per ridurre le ambiguità ed evitare di “andare fuori tema” durante la videoconferenza. Le discussioni risulteranno quindi focalizzate sui problemi più urgenti, evitando divagazioni inutili.
   Stabilire un obiettivo, creare una scaletta accurata, fornire dei materiali di supporto o esemplificativi, inviare la lista dei punti da affrontare con un certo anticipo, sono tutte soluzioni che miglioreranno lo svolgimento del virtual meeting, snellendo le parti introduttive o di chiarimento su quale siano le intenzioni della riunione stessa
2. Scelta degli strumenti: le sfide delle riunioni virtuali possono essere vinte semplicemente con la giusta scelta delle “armi” più performanti. Piattaforme di lavoro visive, monitor, lavagne virtuali, strumenti di videochiamata consentono il coinvolgimento attivo dei partecipanti. È importante stabilire fin da subito il grado di intervento che ognuno può avere all’interno della riunione, fornendogli l’opportunità di interagire tramite chat, o per alzata di mano, o ancora con la voce, a patto che sia chiaro a tutti come poter condividere le proprie idee. Gli strumenti di collaborazione, come ad esempio i sondaggi, aiutano anche nel processo decisionale e un rapido accesso ai dati o ai documenti che si stanno visionando. Ogni strumento deve essere testato in anticipo, e ognuno deve essere messo in grado di poterlo utilizzare, fornendogli istruzioni dettagliate e specifiche
3. Tempistiche: un virtual meeting dovrebbe essere composto da sessioni brevi, prediligendole a riunioni lunghe, perché aiutano i partecipanti a mantenere la giusta concentrazione e attenzione per tutta la loro durata. Rispetto ai meeting in presenza, quelli online affaticano maggiormente chi sta dietro lo schermo, perché impossibilitato a muoversi. Più le riunioni sono coincise e mirate, dunque, maggiore sarà la loro efficacia. Una buona soluzione, quando i punti in agenda sono tanti, è quella di pianificare numerose e brevi pause tra una sessione e l’altra
4. Organizzazione delle risorse: documenti, dati e informazioni, specie nelle riunioni ibride, dovrebbero essere sempre accessibili da tutti in ogni momento. La scelta ottimale è quella di condividere a tutti i partecipanti l’accesso a un sistema organizzato dei documenti, come una cartella o un’area di lavoro sulla piattaforma di scambio in cui i file siano ben identificabili, grazie all’uso di etichette e di flussi di lavoro semplici e chiari
5. Incoraggiamento alla partecipazione: le riunioni online spesso possono trarre nel tranello del monologo da parte di chi conduce la scaletta. Dopo una breve introduzione, dunque, bisognerebbe lasciare spazio agli interventi, alle domande e all’espressione di ogni partecipante
6. Feedback: al termine del virtual meeting è bene riprendere l’elenco dei punti del giorno e riassumere le azioni da intraprendere per ognuno di essi, specificando chi, come e con quali tempistiche dovrà occuparsene. In questo modo si eviterà che si creino fraintendimenti o incertezze, riducendo al minimo le possibilità di ritardi e di ulteriori problemi
7. Follow up: prima di chiudere la riunione, bisogna assicurarsi di stabilire, in linea di massima, il successivo aggiornamento per verificare il progresso delle attività. Riunioni regolari consentono di mantenere la strategia allineata agli obiettivi organizzativi e di correggere, se necessario, laddove emergano difficoltà di esecuzione

Virtual meeting: le tipologie di riunioni online

Un aspetto importante delle riunioni online è che possono avere diversa natura, pur essendo ospitate sulla stessa piattaforma di condivisione.

Tra le principali forme di virtual meeting possiamo distinguere:

• videoconferenza: ogni partecipante è attivo sia in audio che in video per discutere di progetti e mansioni, spesso usata per un ristretto numero di persone
• web conference: ideale per le riunioni di grandi gruppi di persone o per sessioni di brainstorming, prevede l’utilizzo della condivisione dello schermo o di lavagne virtuali
• teleconferenza: viene utilizzata quando i partecipanti devono essenzialmente ascoltare o fare osservazioni di piccola entità e durata
• workshop e sessioni di formazione: offrono l’opportunità di apprendimento pratico, lo sviluppo di competenze e la formazione specifica attraverso dimostrazioni pratiche
• discussione di gruppo: è un formato che prevede dibattiti approfonditi su argomenti specifici

Webinar

Capitolo a parte quello che concerne i webinar: si tratta di una piattaforma efficace per la condivisione di conoscenze e per sessioni educative, ma di solito sono condotti da un singolo o un piccolo gruppo di relatori che presentano determinate informazioni a un pubblico più vasto.

In questa tipologia di virtual meeting, i partecipanti sono invitati in prima istanza a seguire gli speech, ma il loro grado di intervento è limitato o in alcuni casi nullo. Vengono per lo più coinvolti tramite sessioni di domande e risposte, sondaggi e funzioni chat.

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